Organiser un concert en 5 étapes

chorale

Vous souhaitez organiser un concert dans le cadre de l’opération « Mille chœurs pour un regard », grand événement choral et national de Retina France au profit de la Recherche médicale en ophtalmologie ?

Voici quelques conseils !

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LA DATE DU CONCERT

L’opération Mille chœurs pour un regard a lieu entre le 1er mars et le 30 juin, vous pouvez donc choisir une date durant cette période. L’association a un accord avec la SACEM au niveau national, vous n’aurez donc pas de déclaration à faire, c’est l’association qui s’en charge pour vous.

Si vous avez le choix de la date, faites attention aux périodes de vacances scolaires mais aussi aux évènements de votre commune (carnaval, spectacle..) mais aussi aux grands évènements diffusés à la TV.

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    CHOISIR UN LIEU ADEQUAT

    La plupart du temps les concerts de chorales ont lieu dans des salles des fêtes ou églises.

    Le cadre choisi définira en partie l’âme de votre concert. Par exemple un cadre dit paroissial sera parfait pour un concert de musique classique, de musique sacrée, un concert gospel etc.

    Une salle des fêtes sera plus à même d’accueillir des musiques françaises où le choix des paroles ne sera pas soumis à un accord (il arrive que des paroisses censurent certaines chansons en raison du texte).

    La capacité d’accueil tout comme la localisation de la salle sont des questions importantes à prendre en compte. La salle doit être accessible, privilégiez le centre-ville ou alors un parking à proximité, la possibilité de restauration pour l’avant ou l’après concert pour le public qui souhaite prolonger leur sortie.

    Les réservations sont compliquées à obtenir, il faut contacter le loueur, la mairie, la paroisse, .. de façon suffisamment tôt pour avoir le choix.

    N’hésitez pas à demander la gratuité en expliquant que c’est pour une cause, pour rappel, l’association Retina France est reconnue d’utilité publique.

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    LE CHOIX DES PARTENAIRES

    Vous avez la possibilité d’organiser un concert uniquement avec votre chorale il faut alors veiller à ce que votre répertoire soit suffisamment long pour tenir 1h/1h30, soit de vous regrouper avec 1 ou plusieurs chorales et de vous partager le temps de passage. La chanson fil rouge offerte par Retina France peut-être l’occasion de chanter tous ensemble en final sur scène. Le fait de se regrouper avec d’autres chorales permet d’attirer plus de monde, amis et familles et aussi public de différentes communes mais aussi d’avoir un programme plus varié. Il est également possible d’intégrer une chorale d’enfants, un orchestre, une fanfare etc..

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    PENSER PETIT BUDGET

    Vous pouvez réaliser un budget prévisionnel pour visualiser les frais et les recettes envisagées et ne pas avoir de mauvaises surprises, d’autant que l’association ne compensera pas les déficits. Rappelons que le but de l’opération est de collecter des fonds pour financer la recherche médicale en ophtalmologie.

    Pour les frais, voici ceux qui peuvent être imputés des recettes :

        • Location de la salle, frais de chauffage, frais de nettoyage ou sécurité
        • Imprimerie (frais de photocopie du matériel envoyé par Retina. Pour rappel il s’agit d’affiches et flyers vierges, chaque organisateur y insère son texte (concert, date, heure, lieu..)
        • Ex :  affiche- mcpr
        • Défraiement du chef de chœur
        • Pot de l’amitié

    Il est évident qu’il faut minimiser ces dépenses sinon votre recette risque de ne pas  être supérieure à tous ces frais, et le concert sera alors à votre charge.

    Pour les recettes, vous avez la possibilité

        • Soit de mettre en place une Billetterie : l’association vous fournit gratuitement des carnets de billets (carnet de 50 places) avec 3 parties détachables qui vous permettent de faire de la pré-vente)
        • Soit de faire une quête en faisant passer une corbeille à l’entracte. En effet nous vous conseillons d’éviter le début ou la fin du concert car le public est moins réceptif à ces moments là.

    Un discours au début du concert pour expliquer que les recettes seront reversées à l’association est très important. Vous pouvez faire intervenir un ophtalmo, un opticien, un orthoptiste ou une personne malvoyante. Toutes ces personnes seront à même de venir parler de la Recherche et de la malvoyance au quotidien.

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    LA COMMUNICATION DE VOTRE CONCERT

    La communication est primordiale pour faire connaître votre concert à un large public.

    En amont, l’association vous fournit le matériel qui vous aidera à communiquer sur le concert. A savoir des affiches de différents formats (A3.A4) des flyers (A5 ) qu’il vous suffira de dupliquer et vous serviront pour l’affichage dans votre commune (commerçants ..)

    icone-fb Les réseaux sociaux sont également très importants, il ne faut pas les négliger et ne pas hésiter à publier sur Facebook, Instagram etc.

    icone-mail Le mail est aujourd’hui aussi un outil indispensable à votre communication, aussi une fois que votre affiche sera prête, vous pouvez l’envoyer à vos contacts et leur demander de la transférer également leurs contacts.

    icone-presse La presse locale, régionale, quotidienne et hebdomadaire devra aussi être contactée. Retina France vous adressera un communiqué de presse locale à compléter par l’organisateur et à transmettre.

    icone-radio Les radios locales telles que les France Bleue jouent aussi souvent le relai pour annoncer les concerts, vous pouvez également proposer un jeu aux radios locales pour faire gagner une ou 2 invitations (10 sont fournies par Retina).

    Voici les principales idées auxquelles nous avons pensé suite à vos nombreuses questions.

    N’hésitez pas à nous contacter au 05.61.30.20.50 (Stéphanie GARCIA) ou sur mille.choeurs@retina.fr pour nous échanger vos idées et conseils !

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